Bakgrunn for prosjektet

Grenlandskommunene gikk til anskaffelse av Public360 som sitt sak- og arkivsystem i 2011. Dette medførte at kommunene gikk fra papirarkiv til en digitalt arkivløsning.

Innhold

En av utfordringene med Public360 i dag, er oppgraderingene. Den siste store oppdateringen skjedde i 2016 og kostet Grenlandskommunene ca. 5 mill. Kommunene er i dag på en lavere versjon av Public360 enn det som er ønskelig, noe som gjør at det er vanskelig å få til ytterligere digitalisering og ta i bruk ny funksjonalitet. 

 

Det er viktig at kommunene får et saksbehandlingsverktøy som følger med den digitale utviklingen i samfunnet. Samtidig er det sentralt at man oppnår en effektiv og god saksbehandling med god datakvalitet. Dagens løsning er kostnadskrevende både med tanke på oppgraderinger og vedlikehold, og det er derfor behov å se etter alternative løsninger.

 

Rådmannskollegiet i Grenland (sak 24/20) ble enige om at Grenlandssamarbeidet skulle utarbeide en prosjektskisse/mandat med tanke på anskaffelsen av et nytt saksbehandlingsverktøy.

 

Prosjektet skal anskaffe et funksjonelt og effektivt saksbehandlingsverktøy for hele Grenland. Arkivfunksjonen er dermed ikke det mest sentrale i denne anskaffelsen, men nytt saksbehandlingsverktøy må overføre metadata til arkivkjernen. Alle Grenlandskommunene har kjøpt inn Documaster. Det er derfor et ønske om at nytt saksbehandlingsverktøy skal kunne integreres mot Documaster.

 

Det er en forutsetning at saksbehandlingsverktøyet eksisterer som en skytjeneste. Dette for at kommunene skal unngå store og kostbare periodiske oppgraderinger da drift og videreutvikling er en integrert del av en ekte skytjeneste. Leverandør vil ha ansvaret for at alle tekniske aspekter ved tjenesten til enhver tid kjører på en teknologisk plattform som er oppdatert og driftet etter beste praksis. Dette betyr at prising av selve tjenesten skal omfatte både vedlikehold og oppdatering av programvare i tillegg til teknisk drift og forvaltning.

 

For at Grenlandskommunene skal gå til anskaffelse, vil det være sentralt å avdekke hva som faktisk er behovet i kommunene. Å identifisere behovene bør være en av de første prioriteringene til prosjektet. Prosjektleder og prosjektgruppen må derfor identifisere disse, og på sikt finne ut hvilke leverandører som kan levere løsningene til disse behovene. Det er vesentlig at leverandørene kan svare opp de behovene som eksisterer.

Sist endret: 27.05.2021